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12 dicas para o sucesso de um evento de pequena dimensão

Published by Nuno Seixas at

Decidimos partilhar convosco algumas dicas, que pela nossa experiência, consideramos úteis na realização de eventos de pequena dimensão.

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1. Definir: É imperativo sabermos o que pretendemos oferecer. Depois de definir o tema, objectivo e o público alvo, é necessário escolher o melhor local e a data apropriada de acordo com os potenciais participantes.

2. Planeie o seu evento: Planear é importante para qualquer actividade. Na realização de eventos, planear é fundamental. Um bom planeamento do evento vai fazer com que esteja preparado(a) para possíveis situações inesperadas que possam ocorrer e pôr em causa o sucesso do evento. Planeie os meios necessários para a realização do evento (audiovisuais, entre outros), a estrutura do evento, etc.

3. Trabalhar em equipa: Sempre que possível, trabalhe em equipa. Mais pessoas normalmente conseguem ter ideias mais diversificadas. Como se costuma dizer, duas cabeças pensam melhor do que uma, e normalmente o trabalho em equipa traz mais valor acrescentado. A divisão de tarefas faz com que cada membro da organização se centre no que tem a fazer, de forma a que as tarefas a realizar sejam efectuadas com maior eficiência e eficácia.

4. O nome do evento: Quando somos convidados para um determinado evento, a primeira coisa que nos chama a atenção é o nome do mesmo. Um nome apelativo, que gere curiosidade e interesse, é meio caminho andado para o sucesso da promoção do evento. Evite nomes compridos, use três a quatro palavras curtas para formar um nome preciso e atraente. Esta questão é muito importante quando pensamos na promoção do evento, pois nomes muito compridos tendem a não ser mostrados na totalidade em plataformas de promoção de eventos como o TYMR ou o Facebook.

5. Precisão das informações: Procure fazer a descrição do seu evento com um texto que seja criativo, conciso e cujas informações sejam precisas e completas.
Quando promover o seu evento em alguma plataforma de internet, procure reforçar determinadas informações como a morada, a data e o horário. Mesmo a informação esteja em determinado campos específico, é sempre importante reforçar a informação. Coloque informação específica como por exemplo, se é gratuito ou cobra entrada, se o local oferece estacionamento, pontos de referência, etc.

6. Condições climatéricas: Caso opte por realizar o seu evento num espaço exterior, é necessário ter em conta as condições climatéricas e prever sempre alternativas.

7. Divulgue: A divulgação é um ponto chave para o sucesso do seu evento. Um evento é como um espectáculo e tem uma condição básica para existir, a presença do público.
Saber quem é o seu público alvo e entender os seus interesses é fundamental, pois isso é que vai determinar a aposta no tipo de divulgação que vai efectuar, as ferramentas de comunicação que vai utilizar e o que o(a) vai ajudar a perceber como motivar as pessoas a vir ao evento. Perceber quais os canais de comunicação mais utilizados pelo seu público alvo, vai ajuda-lo(a) a perceber como maximizar a comunicação com o mesmo. Enquanto o dia do evento não chega, aposte forte na comunicação, de forma a deixar as pessoas curiosas e empolgadas. O conteúdo da comunicação é fulcral para esse fim. Seja criativo e mostre o porquê do seu evento ser imperdível. Para garantir a presença dos convidados que desejamos é preciso criar uma estratégia de comunicação que tenha início, cerca de pelo menos 20 dias antes da data do evento.

8. Conhecer a lista dos convidados do seu evento: Sempre que possível utilize plataformas que permitam de forma gratuita, criar bilhetes para o seu evento. Quem já organizou eventos de pequena dimensão pelo Facebook sabe que um "Vou" não é vinculativo. Por vezes temos eventos com vários potenciais participantes, mas na realidade, na data do evento, muitas vezes nem metade comparece. Um bilhete obriga a que a pessoa se registe na plataforma e compre o bilhete. Algo que normalmente acontece quando realmente têm interesse no evento, e não fruto de um simples clique num botão. Para além disso, vai permitir que vocês fiquem com dados importantes, como por exemplo o email das pessoas que compraram o bilhete, algo importante para a divulgação de futuros eventos e campanhas de email marketing. Saber quantos participantes vão é também importante, uma vez que se organizar um evento para um ”x” número de pessoas e não controlar esse número, o seu evento pode estar a caminho do fracasso. É muito importante saber se a meta de inscritos foi alcançada ou não. Isto porquê? Pode não ter inscritos suficientes que justifiquem a realização do evento, ou então, o cenário oposto, ultrapassar o número previsto de inscritos, o que pode requerer adaptações. Aqui, mais uma vez, as plataformas que permitem a venda de bilhetes levam vantagem. Podemos definir um número máximo de bilhetes disponíveis, e em caso de poucas inscrições, podemos ter noção disso através do backoffice que é disponibilizado, de forma a intensificar o esforço de comunicação do evento.

9. Interacção: Use e abuse da tecnologia e inovação para mostrar modernidade e surpreender os participantes do evento. Procure sempre interagir com os convidados. Utilizar as redes sociais e o e-mail marketing demonstram clareza, interesse e criam intimidade. Promova dicas do que os convidados poderão encontrar no evento, informação sobre os oradores, etc. Se possível no check-in do evento utilize formas alternativas de validar os bilhetes. Em vez de uma simples entrega do bilhete por parte dos participantes, opte por uma validação dos bilhetes através de uma APP que leia por exemplo QRCodes. Lembre-se de sempre que possível, reservar momentos lúdicos ou pequenas surpresas de forma a surpreendê-los.

10. Fazer uma correcta gestão do tempo: Gerir o tempo é algo fundamental para o sucesso do evento. Procure começar o evento no horário pré estabelecido. Por vezes temos a tentação de querer aguardar pelos restantes convidados, mas a mensagem que estamos a passar para quem chegou a tempo e horas é que não nos preocupamos com eles e sim com quem está atrasado.
Procure também definir bem o tempo disponível para cada intervenção (orador), para perguntas e respostas e procure segui-lo à risca. Se perdemos o controlo do tempo, as intervenções ficam longas, o evento prolonga-se mais do que o estimado, e isso pode causar desconforto e insatisfação nos participantes.

11. Receber, enquadrar e despedir-se dos seus convidados: Receber os convidados, para além de uma simples regra de etiqueta, é algo que vai fazer com que os mesmos se sintam confortáveis e sintam que estamos a dar valor à sua presença. O enquadramento é muito importante para os que participam pela primeira vez, e desconhecem o formato do evento, ou mesmo para aqueles que por preguiça ou falta de tempo, não leram a informação sobre a estrutura, oradores e formato do evento. Despedirmo-nos dos participantes, a par da recepção, é algo que traz intimidade e proximidade, fazendo com que os participantes sintam que ficamos gratos pela sua presença. Devemos aproveitar estes momento para recolher informação sobre o evento, o que correu bem, o que correu mal, o que mais gostaram, o que menos gostaram, o orador favorito, etc. Pode-se inclusive, fornecer um pequeno questionário sobre o evento, desde que não seja algo extenso e maçador.

12. Pós-evento: O pós-evento é uma das etapas mais importantes, uma vez que nos permite prolongar a experiência do evento e o relacionamento com os participantes. Sempre que possível, assegure-se que os participantes receberão eventuais fotos, filmes ou conteúdos do evento, disponibilize-se para responder a eventuais questões, reforce o seu agradecimento pela presença dos participantes, solicite ideias de melhoria e outras informações que poderão trazer valor acrescentado aos próximos eventos e que permitam uma melhoria contínua do evento.

Beta Talk Setembro

Published by Nuno Seixas at

E foi assim, neste espaço fenomenal (Zenith Lounge) que ocorreu a Beta Talk de Setembro no Porto.

A Beta talk começou com o José Cardoso, Business Manager do Portal do Sucesso, que nos deu a conhecer os motivos que o levaram a lançar-se nesta aventura de criar a sua própria empresa. O orador revelou que nem sempre é fácil, mas até agora, não está arrependido de se ter lançado neste desafio.

TYMR

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Depois foi a vez de Hervé Marrinhas, Marketing & Connectivity Coordinator do grupo HF Hotéis Fénix, nos dar a conhecer o espírito empreendedor deste grupo hoteleiro. Empreendedorismo pode acontecer em qualquer empresa, foi a mensagem deixada pelo orador. Trabalhar com paixão, pensar online e fazer continuamente aquilo a que chama “startuping”, são factores críticos de sucesso para qualquer negócio.

TYMR

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Foi um evento informal, relaxado, cheio de momentos de diversão e networking! A próxima Beta Talk é no dia 16 de Outubro, não percam!

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A Event Point, media partner da TYMR, efectuou a cobertura do evento.

Startup Pirates @ Coimbra

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Startup Pirates @ Coimbra será um programa de aceleração intensivo de uma semana entre 5 e 12 de Outubro de 2013. O evento está limitado a 35 participantes que serão seleccionados de todas as candidaturas.

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Se te consideras uma pessoa criativa, inovadora, com veia empreendedora, cheia de paixão, com muitas ideias e espírito de trabalho, então este evento é para ti! Atreve-te!tymr

O tymr é parceiro na organização do Startup Pirates Coimbra. Não vais querer perder esta oportunidade! Parte nesta aventura que vai ter lugar no ISCAC.

Beta Talks in Oporto!

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TYMR will be the Beta Talks organiser in Oporto.

What is a Beta Talk?

2 entrepreneurs, many curious people and some bottles of wine. A fertile combination in ideas and sharing of experiences.

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Every 16th of each month, 2 entrepreneurs or business managers share their life experiences in a 20-minute talk, followed by questions and discussions - how they innovated, what barriers they faced, their mistakes​​, what they learned, what is their advice for anyone who is starting? These and many more questions are answered in these informal sessions.

The event takes place simultaneously in several cities in the country and the world including: Lisbon, Oporto, Évora, Braga, Coimbra, Faro, Ponta Delgada, Funchal, Praia (Cape Verde) and São Paulo (Brazil).

In Oporto, the event will take place at 18h30 at Zenith Lounge

Webit Congress 2013 Startup Challenge 2013

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Webit Congress is the only global event bringing together digital, tech and telco Europe, Middle East, Africa and Asia.

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The 5th edition of the annual Webit Congress on 6-7 November 2013 expects more than 8000 attendees from more than 100 countries, 200 first-world-class speakers, about 500 media reporters and official bloggers.

11 (eleven) conferences, trade expo, workshops, award ceremonies and parties will take place during the 2 days of Webit Congress 2013 in Istanbul.

We were selected as one of the 200 finalists in the Global Webit Startup Challenge Audience Award, competing for the opportunity to pitch @ Webit Congress Open Stage and to speak at event along with Phil Libin (Founder of Evernote), Axel Dauchez (CEO of Deezer), Anthony Gallippi (Founder and CEO, BitPay), Tikhon Bernstam (Co-founder of Scribd and Parse) and 200 more amazing speakers.

We hope you can support us!

TYMR - Events Social Network

Published by Nuno Seixas at

tymrTYMR is a social network for discovery, management and promotion of events.

We are a Portuguese startup that starts to grow and begins to be recognized for it's innovation.

We want to revolutionize the events industry and the way people interact with them.

Brands and Venues can boost their business with our marketing and ticketing solutions.

Put us to the test!